Maandelijks archief: februari 2011

Maandag 14 februari hebben we in de raad vragen kunnen stellen over het rapport over de situatie bij de eenheid Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SoZaWe). De schrijver van het rapport, de accountant, de directie en drie wethouders namen de beantwoording voor hun rekening.
In dit stukje probeer ik te komen tot wat ik zie als de essentie van het probleem. Niet om af te rekenen, maar wel om er achter te komen waar we op moeten letten als we naar de toekomst kijken.

In de beantwoording ging het vooral over de balans tussen vertrouwen en controle. Een paar 0pmerkingen daarover.
De besturingsfilosofie Integraal Management legt een grote verantwoordelijkheid bij de eenheid. Het hogere echelon heeft als grondhouding vertrouwen in de kwaliteiten van het managementteam.
De rapportage laat zien dat de administratie niet op orde is en dat de rapporten dus niet een goed beeld geven van de werkelijke situatie. Daarmee raak je als eenheid out of control, zonder dat je dat in de gaten hebt.
Met andere woorden, uitgaan van vertrouwen kent randvoorwaarden. Een belangrijke randvoorwaarde is, dat de informatie op grond waarvan een managementteam beslissingen neemt, betrouwbare informatie is. Een andere voorwaarde is, dat recht wordt gedaan aan de documenten die samen de beleidscyclus bepalen. Ik denk dan vooral aan de documenten die historie vastleggen: de jaarrekening en de berap. Die documenten zijn bepalend voor de begroting en voor de perspectief nota.

We moeten oppassen voor het tegenover elkaar zetten van vertrouwen en controle. Het controleren van medewerkers heeft niets te maken met het al dan niet hebben van vertrouwen. Ik kan me goed vinden in de woorden van de wethouder: vertrouwen is de basis en controle is noodzakelijk.
Bij integraal management treedt de directie op als controller, zo lezen we in het rapport. De grondhouding moet dan toch zijn, dat nagegaan wordt of een eenheid werkt zoals is afgesproken binnen de grenzen van beleid en van budget. Dat zal het prettigst gaan, als dat gebeurt op basis van wederzijds vertrouwen.
Kwaliteitsbeleid kent als instrument de cirkel van Deming: je neemt je iets voor; je voert het uit: je controleert of het gebeurt is; op basis van die controle neem je al dan niet actie.
In jargon: Plan – Do – Check – Act. De PDCA cirkel.
Belangrijk is dat die cirkel voortdurend wordt gevolgd. Ofwel: controle is een belangrijk onderdeel van het werken aan kwaliteit en aan het in control zijn.

Terug naar de verhouding, zo je wilt de balans, tussen structuur en cultuur.
Beide aspecten zijn belangrijk voor een goed functioneren van een afdeling of eenheid. Je moet hard werken aan de structuur door bijvoorbeeld de administratie goed op orde te brengen en door verantwoordelijkheden goed vast te leggen; door de documenten uit de beleidscyclus serieus te nemen. Maar, als controle op de gang van zaken met achterdocht bekeken en men onder de controle probeert uit te komen, dan gaan ook de structurele maatregelen niet werken.
De grondhouding moet zijn dat controle op doen en laten ervaren wordt als een kans om het nog beter te doen. En natuurlijk om te horen, dat je heel veel dingen al goed doet.

Punten die de komende tijd in ieder geval aandacht verdienen:

1. het verbeteren van de cultuur en de structuur moet hand in hand gaan
2. controle is een instrument dat gelegenheid geeft je werk nog beter te doen
3. controle moet onderdeel zijn van een cyclisch proces
4. expliciteer de budgettaire consequenties van aangenomen beleid

John van Boven