De Raad en papierloos vergaderen

Binnenkort moeten de fractievoorzitters besluiten of de Zwolse raad vanaf september papierloos gaat vergaderen. Op dit moment doen 23 van de 39 raadsleden mee met een pilot. Zij krijgen de stukken digitaal en niet meer op papier per koerier toegezonden.

Overstappen is nogal wat. Het is een cultuurverandering en ik kan me voorstellen dat er raadsleden zijn, die zich afvragen of ze wel overweg kunnen met de nieuwe werkwijze. Of ze kunnen blijven werken op de huidige manier met de papieren bundels en aantekeningen maken met pen en papier en de bijdrage doen met behulp van papier.

Mijn ervaring tot nu toe is: ja dat kan. Maar dan moet je jezelf wel de tijd gunnen. Tijd om je de andere manier eigen te maken. Maar ook tijd om de iPad en zijn applicaties goed te leren kennen. Ik kom daar op terug.

Het gaat ook om een zorgvuldige manier van introduceren.

Vorige week was er een bijeenkomst, georganiseerd door Xando, over gebruik van de iPad. Het leek me wel nuttig om daar als lid van de begeleidende werkgroep naar toe te gaan.

Er waren twee voordrachten. De een over de manier van werken van Apple, en de ander over de achterliggende techniek. Van de eerste voordracht heb ik zaken geleerd, die zouden kunnen helpen bij het omschakelen van papier naar digitaal.

Een paar opmerkingen:

–       Innovatie is veranderen in kleine stapjes

–       Innovatie moet iets betekenen voor oplossing van een probleem of voorzien in behoefte

–       Innoveren legt niet de nadruk op het ding, maar op de behoefte (wat wil ik verbeteren en niet waarmee, dat is middel)

–       Goede innovatie is iets wat de gebruiker wil

–       Sluit bij vernieuwing aan bij het huidige gebruik

–       Loop de route van je klant.

Als je het zo leest, dan klinkt het misschien wat abstract. Je zou het ook zo kunnen formuleren.

  1. Als je zaken op een andere manier gaat doen, doe dat dan niet in te grote stappen
  2. Als je van papier naar digitaal gaat moet er voor de gebruiker een verbetering inzitten. Misschien niet direct, maar wel op termijn. Die verbetering moet dan ook duidelijk zijn
  3. Organiseer het veranderproces vanuit de beleving van de gebruiker
  4. De eerste stappen moeten zo veel mogelijk aansluiten bij het huidig gebruik
  5. Denk vanuit de klant en niet vanuit de verandering

Voor de invoering van de iPad bij het raadswerk moet dan ook aan het volgende gedacht worden:

  1. bekend moet zijn wat de huidige manier van werken is van een raadslid. Dat zal maatwerk moeten zijn. Daar moet naar gevraagd worden.
  2. Vanuit deze manier van werken moet uitgelegd worden, op welke manier dat kan met de iPad (of de computer). Dus: stapsgewijs het proces doorlopen, niet vanuit de mogelijkheden van de iPad, maar vanuit de werkwijze van het raadslid.
  3. Besef, dat je tijd nodig hebt om te wennen en thuis te raken in de mogelijkheden van de iPad en de apps.
  4. Maak duidelijk, dat niet alles van de ene manier overgaat in de andere manier. De grote stukken van de beleidscyclus (PPN, berap, begroting, jaarrekening) worden voorlopig ook nog op papier aangeleverd.
  5. Helder moet zijn wat de verbeteringen zijn (naast de beoogde besparing natuurlijk).

Een paar voorbeelden uit mijn eigen ervaring.

–       Ik heb de behandeling van de berap en de PPN heel bewust volledig digitaal gedaan. Die manier van werken is goed gelukt

–       Met de applicatie GoodReader lees je de digitale stukken. Daarin kun je ook tekst arceren en onderlijnen. Je kunt ook opmerkingen maken in de kantlijn. Die opmerkingen kun je ook verzamelen en bijvoorbeeld mailen aan fractiegenoten als voorbereiding op een fractieoverleg

–       Door dubbel te klikken op de homeknop kun je snel wisselen tussen de nota en een programma waarmee je aantekeningen kunt maken. Al lezend en bestuderend kun je dus punten noteren die je van belang vindt.

–       Deze aantekeningen kun je zo overzetten in een tekstverwerker om dan de aantekeningen te bewerken tot een bijdrage.

–       Je kunt bookmarks maken van plekken in de tekst, die je snel wilt terugvinden, bladwijzers dus. Handig bij interrupties bijvoorbeeld. Dat vraagt handigheid, maar veel belangrijker is te weten dat het kan.

–       Binnen GoodReader kun je een mappenstructuur maken, waardoor je een bibliotheek van voor jou belangrijke stukken altijd bij je hebt.

Ik heb veel vertrouwen in een goed verloop van de overstap van papier naar digitaal.

John van Boven

 

Advertenties

2 reacties

Opgeslagen onder Zwolse politiek

2 Reacties op “De Raad en papierloos vergaderen

  1. Presidium heeft intussen groen licht gegeven.

  2. Nog een tip. Zet automatisch slot, dus wanneer scherm op zwart gaat, op “nooit”. Je loopt de kans bij een lange interruptie dat je scherm op zwart springt. Is hinderlijk, wanneer je dat niet verwacht. Is mij overkomen bij de eerste keer gebruiken van mijn iPad bij bijdrage. Je vindt het onder Instellingen, algemeen, automatisch slot.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s