Tagarchief: Stadkamer

Stadkamer en leermomenten

De Stadkamer is klaar en de openingsfeestelijkheden zijn achter de rug.
Dat is een ruime felicitatie waard, zeker als je terugkijkt naar het proces. Een proces, dat op zijn minst politiek interessant was.

Maar wat mij betreft is er meer. Het proces had ook veel leermomenten en mijn vraag is simpel: doet men daar ook wat mee.
Ik noem een paar punten; de meesten daarvan zijn op mijn blog al eerder en uitgebreider aan de orde geweest.
1. In de notitie van begin 2013 laat het college weten dat zal worden afgesproken, dat de overdracht later moet kunnen, wanneer er meer tijd nodig is voor de zoektocht naar een nieuwe accommodatie dan wel wanneer er meer tijd nodig is voor de verbouw. Aan het eind van de procedure wordt een vertrouwelijk bericht van Zara openbaar – dank zij GroenLinks – dat Zara niet van plan is te wachten en dat ze anders afziet van de koop. Dat betekende een tussenoplossing op het Stadhuis met de bijbehorende kosten.
2. In de meeste documenten in de beginfase wordt gehamerd op een budgettair neutrale operatie. Anders gezegd, de koop en de verbouw-kosten mogen niet meer bedragen dan de opbrengst van de verkoop van het bibliotheekgebouw. Er is zelfs te lezen dat het niet verkocht hoeft te worden aan de meest biedende; criterium is voldoende opbrengst om budgettair neutraal te kunnen verhuizen. Resultaat: ruim 4.000.000 meer kosten dan opbrengst. Het college komt met allerlei bezweringsformules en boekhoudkundige trucks. Zoals het benodigde krediet dat gedekt wordt uit de structurele vrijval van de verkoopopbrengsten. En men gaat een andere afschrijvingstermijn en rekenrente hanteren. 
Op zich uiterst merkwaardig. Het zal kloppen dat er op jaarbasis op deze manier niet meer geld nodig is, het verandert natuurlijk niks aan het te kort van 4.000.000 euro.
3. De gang van zaken rond het asbest, de grootste veroorzaker van het tekort, laat zien dat onderschrijven van de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport uit 2007 nog niet betekent, dat er ook naar gehandeld wordt. Dat wordt onderkend door het college als reactie op het kritische Lysiasrapport. Er is heel lang van uitgegaan dat er gehuurd gaat worden. Dan is er een andere verantwoordelijkheidsverhouding met betrekking tot het gebouw. De late switch naar kopen heeft bij niemand, op dat moment, de vraag opgeleverd of daar gevolgen ten aanzien van risico’s aan vast zitten. Althans, zo lijkt het.
4. Wat mij betreft zou ook onderzocht moeten worden hoe de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college vertaald wordt naar uitvoerende verantwoordelijkheid van de directie. Dat is, vind ik, een zwart gat waar onvoldoende aandacht aan besteed is in het Lysiasrapport.
5. Wat tot nu toe onderzocht is door het Lysiasrapport, is vooral de rol van het college en het ambtelijk apparaat. Ik ben van mening dat ook de rol van de raad in dit proces tegen het licht moet worden gehouden. Als buitenstaander zeg ik, dat de raad te weinig gedaan heeft met haar kaderstellende en controlerende rol. Het lijkt mij een mooie opdracht voor de RekenKamerCommissie. Niet om af te rekenen, daar is de RKC niet voor, maar wel om de leermomenten te inventariseren en noodzakelijke verbeteringen te borgen.

Nogmaals, het college en de raad en vanzelfsprekend ook de Stadkamer zijn te feliciteren met dit resultaat. Het komt het Zwolse culturele klimaat ten goede.
Daarbij moet de raad de kans om de leermomenten tot zich te nemen, niet laten lopen.

Advertenties

2 reacties

Opgeslagen onder Zwolse politiek

Stadkamer, Lysias en collegereactie

De Stentor bericht vandaag, zaterdag 14 mei, over de reactie van het college op het rapport van Lysias over de gang van zaken.
Op 14 april schreef ik een blog met mijn reactie op het rapport (https://johnvanboven.com/2016/04/14/stadkamerrapport/).
Vandaag een blog over de reactie van het college. Ik doe het puntsgewijs.
1. Het is een openhartige reactie, die duidelijk niet de bedoeling heeft de eigen opstelling goed te praten.
2. Tegelijk is het een punt van aandacht: wanneer leidt besef van dat het beter kan, ook tot beter gedrag. Duidelijk is, dat “besef hebben van” geen garantie is voor verbetering. Zie dit citaat uit de college-brief: “De casus van de Stadkamer laat echter zien dat deze ervaringen niet per definitie een garantie zijn voor vlekkeloos verlopende projecten. Ook laat deze casus zien dat een aantal aanbevelingen uit het Rekenkameronderzoek (2007, Risicobeheer grote projecten) beter toegepast had moeten worden. In dit specifieke geval zien we dat de risico inschatting beter had gemoeten. Er is veel nadruk gelegd op het voorkomen van geïdentificeerde risico’s en er is minder aandacht gegeven aan potentiële risico’s en het doordenken daarvan.” 
Dat doet mij de vraag stellen hoe de politiek- bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college vertaald wordt naar de inhoudelijke, uitvoerende verantwoordelijkheid van de directie. Dat lijkt me iets om over na te denken. Ook het college maakt hierover een opmerking: “Vanuit het oogpunt van bestuurlijke sturing trekken wij hier lessen uit.”
3. Het valt me op dat de directie niet verder terug gaat dan 2011 met de notitie over de behoefte aan een regionale trekker ten behoeve van een sterke binnenstad. Al in 2007 laat het college weten onderzoek te laten doen met de volgende vraagstelling:
 De gemeente heeft Draaijer & Partners opdracht verleend om het volgende te onderzoeken: 
- Welk effect heeft de veranderende bibliotheek op de huisvestingsbehoefte van de bibliotheek. In hoeverre is het huidige gebouw van de bibliotheek geschikt om aan deze huisvestingsbehoefte tegemoet te komen.
 – Welke andere gebouwen zijn eventueel geschikt te maken voor de huisvesting van de bibliotheek en welke andere locaties zijn geschikt voor de bibliotheek. 
De uitkomst van het onderzoek luidde: “Er is geen urgentie om de bibliotheek te herhuisvesten; het is wel duidelijk dat het voor de bibliotheek beter is om op termijn te verhuizen”
 Met andere woorden, de bibliotheek moet niet verhuizen om plaats te maken voor de Zara. De bibliotheek kan nu verhuizen – waardoor tegemoet kan worden gekomen aan de inrichtingswensen van vandaag – omdat er een koper is. Een typische win-win situatie.
4. Ik vind, in het licht van punt 2, aanbeveling 6 een belangrijke aanbeveling: “maak een integraal verbeterplan om de lessen uit het onderzoek en de interne leerpunten door te voeren en te borgen.”
Valkuil is wel, dat je er met een verbeterplan alleen niet bent.

De Raad moet natuurlijk een oordeel hebben over de gang van zaken, daarbij gebruik makend van het Lysiasrapport. Wat ik belangrijker vind, is het antwoord op de vraag hoe je afspraken op papier, mede opgesteld naar aanleiding van het Rekenkamerrapport, tussen de oren van betrokkenen krijgt. Vertrekpunt kan dan de opmerking van het college zijn over de bestuurlijke sturing.

Het wordt 23 mei een interessante vergadering.

Een reactie plaatsen

Opgeslagen onder Zwolse politiek

Stadkamerrapport

imageHet Lysiasrapport over de gang van zaken met besluitvorming over de Stadkamer is vandaag verschenen.
Na een beschrijving van de feitelijke gang van zaken kent het rapport drie invalshoeken:
de asbestproblematiek
de kostenoverschrijding
de projectbeheersing

  • De eerste conclusie over het asbest is, dat er in het koopcontract geen ontbindende voorwaarde is opgenomen. In de loop van de tijd blijkt dat de omvang van de asbesttoepassingen uitzonderlijk te noemen is. De aanwezige “vrijgave na asbestsanering” wordt verkeerd geïnterpreteerd: “het betreft echter alleen een mededeling dat een (gedeeltelijke) asbestsanering daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. De suggestie dat daarmee het pand vrij van asbest is, is niet juist.”
    Daarom stelt het rapport: “de gemeente heeft onvoldoende beseft dat in het koopcontract aandacht nodig was voor het verminderen van asbestrisico’s voor de kopende partij (de gemeente).” Het rapport meldt dan ook dat de projectgroep geen expertise in huis had voor een adequaat oordeel.
  • Het hoofdstuk over kostenoverschrijding geeft een beeld van onzorgvuldigheid. Een behoorlijk aantal keer is te lezen dat kosten in 2014 niet geraamd waren. Bijstelling bleek nodig op basis van omstandigheden die in 2014 ook al aanwezig waren.
    Ook goed te melden is de opmerking dat “de raad een krediet beschikbaar stelt van € 8.970.000. De raad besluit daarmee dat het gehele project budgettair neutraal dient te worden uitgevoerd.” Ik constateer maar dat er geen woord gerept wordt over “structurele vrijval van verkoopopbrengsten”
  • Als oud voorzitter van de Rekenkamercommissie die o.a. een rapport geproduceerd heeft over “Risicobeheersing van grote projecten”, vind ik het hoofdstuk over projectbeheersing het meest interessant. Ik meld waarnemingen en conclusies.
    Hoewel er gewerkt is volgens het handboekProjectmatig werken voor ruimtelijke projecten, zijn er volgens het rapport drie kanttekeningen te plaatsen:
    Er zijn onvoldoende checks and balances in het project georganiseerd
    De projectorganisatie beschikte niet over voldoende specifieke deskundigheid voor een aantal specialistische onderwerpen van het project
    Het fasedocument dat gebruikt werd gaf onvoldoende sturing voor realisatie van het project.

Bij projectbeheersing hoort ook een adequate rapportage aan de raad. Het rapport zegt daar een aantal dingen over, waaronder het volgende: “In de informatievoorziening aan de raad is relatief weinig aandacht besteed aan het feit dat het project aan de kant van de Diezerstraat (verkoop aan Dela, verhuur aan Zara) geen planningsruimte bevatte en dat tegenvallers in de verbouw van het GGD pand dus niet konden worden opgevangen”

Dit hoofdstuk over projectbeheersing eindigt nogal kritisch. Ik denk dan aan de volgende opmerkingen.
– “We constateren ook dat de projectorganisatie niet scherp genoeg is geweest op het doordenken van de gevolgen van mogelijke risico’s.
– “Door alleen extra plankosten van een half jaar op te nemen als kosten van vertraging is sprake van een onderschatting van het werkelijke risico van uitloop in de planning in het deelproject Stadkamer.
– “Verder constateren we dat de voortgangsrapportages die de raad tweemaal per jaar krijgt aangereikt weinig relevante informatie bevatten om als raad een goed beeld te krijgen hoe het project er voor staat in termen van risico’s.”

Veel om over na te denken.
Voor mij is duidelijk dat een verbeterde versie van het handboek Projectmatig werken, geen garantie blijkt te zijn voor het daadwerkelijk handelen en optreden.

1 reactie

Opgeslagen onder Zwolse politiek

9,3 – 13,5 is geen tekort

imageOnlangs stond er een artikel in de Stentor onder de kop “Verhuizing bieb:13,5 miljoen”. In de onderkop werd gemeld dat de oude bieb 9,3 miljoen heeft opgeleverd en dat de verhuizing 13,5 miljoen kost.
Geen tekort, zegt de wethouder, want “het benodigde krediet van 13,5 miljoen euro dekken we uit de structurele vrijval van de verkoopopbrengsten van 9,3 miljoen euro.”

Ik probeer dit te begrijpen, tot op heden is dat niet gelukt. Vooral ook niet omdat ik dit soort formulering in de onderliggende stukken niet ben tegengekomen.

Een korte bloemlezing:
– In de notitie van 30 januari 2013 is o.a. te lezen dat als risico gezien wordt dat de combinatie van de inzet van (een deel van) de verkoopopbrengst en de huidige huurdekking van de bibliotheek te weinig financiële middelen oplevert voor adequate herhuisvesting van de bibliotheek.
Dit risico is hanteerbaar, aldus het college, omdat de doelstelling niet is de hoogste verkoopopbrengst maar het budgettair neutraal realiseren van een bovenregionale trekker en een kwaliteitsslag voor de bibliotheek. Als dat niet lijkt te gaan lukken is dat een beslismoment voor de raad.

Overigens, in deze notitie wordt zowel koop als huur overwogen.

– In een notitie van 3 februari 2014, over programma van eisen herhuisvesting lezen we naar aanleiding van de uitgesproken voorkeur voor huur (De gemeentelijke voorkeur gaat uit naar huur van een vastgoedobject voor maximaal tien jaar. Opties tot verlenging zijn bespreekbaar. Koop van een vastgoedobject geniet niet de voorkeur, doch wordt op voorhand niet uitgesloten):
Uitgangspunt is dat de transformatie van de huidige locatie en herhuisvesting van de bibliotheek minimaal budgettair neutraal moet worden vormgegeven. Er dient door de vastgoedeigenaren in hun prijsstelling rekening te worden gehouden met de maatschappelijke functie van de bibliotheek. Commerciële huurtarieven passen niet bij de aard en financiering van deze functie.
(NB: minimaal budgettair neutraal dus).

In een notitie van 4 februari 2014 over de rapportage over het proces selectie herhuisvesting locaties is over de financiële haalbaarheid het volgende te lezen:
De huisvestingslasten voor de nieuwe vestiging van de bibliotheek bestaan uit kosten in verband met de huur of koop van het gebouw, kosten in verband met het verbouwen van het gebouw om het geschikt te maken voor de bibliotheekfunctie, lasten in verband met het afbouwen van het gebouw en exploitatiekosten van het gebouw. Wat de huisvestingslasten van de geherhuisveste bibliotheek betreft geldt dat deze huisvestingslasten gedekt moeten kunnen worden uit de verkoopopbrengst van het gebouw aan de Diezerstraat waarin nu de bibliotheek is gevestigd en de beschikbare dekking binnen de bibliotheekbegroting voor de jaarlijkse exploitatielasten. Er dient door de vastgoedeigenaren in hun prijsstelling rekening te worden gehouden met de maatschappelijke functie van de bibliotheek.
De financiële haalbaarheid GGD gebouw wordt hoog ingeschat. De financiële doorrekening van de herhuisvesting van de bibliotheek in het GGD-gebouw waarbij de gebouwdelen worden gekocht en worden verbouwd ten behoeve van de inpassing van het PvE van de bibliotheek, laat zien dat de herhuisvesting financieel haalbaar is binnen het gestelde budgettaire neutrale financiële kader.

Ik vind de opmerking over de structurele vrijval van de verkoopopbrengst niet terug in de teksten in de verschillende notities die gaan over de financiële dekking van het voorstel.
Daar kunnen 2 redenen voor zijn.
De eerste is, dat ik het begrip structurele vrijval van de verkoopopbrengst niet begrijp. Ik ben dan ook nieuwsgierig naar de op papier onderbouwde berekening.
De andere reden zou kunnen zijn dat er geruime tijd is uitgegaan van huur. En dat is toch wat anders dan kopen met alle kosten van aanschaf en gebruik-gereed maken. Ik vraag me af of de late switch van huur naar koop de oorzaak is van in mijn ogen onvoldoende onderzoek naar mogelijkheden en onmogelijkheden.

Ik wacht de onderbouwing door de wethouder af in de geest van wat er in de notities te lezen is.

Een reactie plaatsen

Opgeslagen onder Zwolse politiek

De bieb verhuist, en nu?

De verhuizing van de bibliotheek (en de Muzerie) naar het GGD-gebouw is na maandag politieke werkelijkheid.
Daar waar de nota van 30 januari 2013 sprak van een budgettair neutrale kwaliteitsslag is het nu in ieder geval geworden een situatie van minimaal een jaar behelpen in het stadhuis en nu al extra kosten van 4.000.000 euro.
De meerderheid van de raad heeft geoordeeld dat dit moet kunnen. Ze houdt vast aan het ooit ingenomen standpunt zonder nu rekening te houden met sinds dat moment nogal veranderde omstandigheden.
Daarnaast vindt de raad dat er onderzoek moet komen naar de gang van zaken. Hoe heeft het allemaal kunnen gebeuren. Dat moet een onderzoek worden door B&W met een externe.

Wat zie ik als risico?
De kosten kunnen hoger uitvallen, wanneer asbestverwijdering lastiger blijkt te zijn dan gedacht.
Het gaat langer duren vanwege eventuele tegenvallers bij verbouw van GGDgebouw
De aanpassing van het stadhuis ten behoeve van de tijdelijke bewoner gaat meer kosten dan begroot
Het onderzoeksrapport kan ruimte laten voor twijfel over de conclusies en aanbevelingen omdat het onderzoek gebeurt met het college als opdrachtgever. Wat gebeurt er dan?
Als betrokken burger ken ik niet alle documentatie. Ik vraag me af of deze genoemde risico’s in kaart zijn gebracht en zijn gekwantificeerd. Zou toch gebeurd moeten zijn voor een verantwoorde afweging.

Mijn niet gevraagd advies is:
laat het onderzoek doen door de Zwolse RekenKamerCommissie. Die commissie is er juist om onderzoek te doen naar doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het beleid.
Stel een commissie in, bestaande uit een raadsbrede vertegenwoordiging die het proces tot aan de definitieve verhuizing begeleidt.

Een reactie plaatsen

Opgeslagen onder Zwolse politiek

Broerenkwartier en Stadkamer

Het valt me op dat de gemeente in haar notitie over de asbestproblematiek van het voorgenomen onderkomen van de Stadkamer nog geen zin wijdt aan de mogelijke optie van het toch huisvesten van de bieb in het Broerenkwartier. Al waren het maar argumenten van het college om het niet te doen.
Ik heb vanmorgen een gesprek gehad met mensen die betrokken zijn bij het Broerenkwartier, heren van Bouwinvest en Rhoda van Eeden,de inspirator.

Ik blijf van mening dat de optie, bieb in binnenstad, open gehouden moet worden.
Vooral ook, omdat ik vanmorgen begreep dat er meer ruimte beschikbaar is, dan wel kan komen, dan alleen het oude Waanders pand. Dus de m2 kunnen geen belemmering zijn.
Er is al het nodige geïnvesteerd in de ontwikkeling van het beoogde pand, dat is waar. Maar als de voorziene meerkosten meer bedragen dan de investeringen tot nu toe, is dat ook geen belemmering om opnieuw te kijken naar de mogelijkheden.
Temeer daar de bieb in het Broerenkwartier een geweldige stimulans zal zijn voor dat winkelgebied. En dat zal toch ook wat waard moeten zijn.

De situatie is nogal veranderd sinds de besluitvorming over het nieuwe onderkomen van de Stadkamer. Dat verschil bedraagt zo’n 3.000.000 euro. En die andere omstandigheden – hebben we ze nu allemaal in beeld? – rechtvaardigen een heroverweging. En dat is niet hetzelfde als een nieuw besluit.

Ik hoop, dat deze nieuwe informatie maandag wordt meegenomen in het debat.

Een reactie plaatsen

Opgeslagen onder Zwolse politiek